PODCAST: Lidé mají obrovský potenciál a digitalizace jim ho pomůže využít

Digitalizace. Slovo, které vzbuzuje celou škálu pocitů – od nedůvěry až po nadšení. Firmy se k ní staví různě, ale složité časy představují záminku, kvůli které na ni začínají přistupovat i konzervativnější hráči. I když se kolem digitalizace vznáší mnoho otazníků, jedno je jasné – v budoucnu bez ní nebudeme moct fungovat, říká Lucie Češpivová, majitelka společnosti S.M.A.

Firmy v současné době zažívají velmi těžké časy. Zdražuje se, je nedostatek materiálu a narušují se dodavatelské řetězce. Velké firmy to pravděpodobně ustojí, ale otázkou je, co bude s těmi menšími, které byly před krizí v rozmachu. Nebojíte se, že by mohly některé tyto firmy zkrachovat?

Některé to asi opravdu čeká. Doba je nepochybně složitá, zejména proto, že nelze úplně dopředu predikovat, jaké vstupy budete jako firma mít. V segmentu malých a středních firem se k tomu každý staví jiným způsobem. Samozřejmě je mnoho společností, které preventivně zdražují své produkty a služby, protože neumí odhadnout, jak budou jejich vstupy vypadat. Navíc nás samozřejmě pořád trápí nedostatek pracovníků. Přehřátý pracovní trh má velký dopad i z inflačního hlediska, takže ano, stát se to může. Nicméně v každé krizi se nachází příležitost pro každou z firem, aby se k ní postavily co možná nejefektivněji a možná celou efektivitu práce, ať už vnitřní, nebo v oblasti produktů a služeb, přehodnotily. 

My se budeme bavit o digitalizaci. To je jedna z možností, jak se na těžkou dobu připravit. Je ale možné, že pro někoho už samotné slovo „digitalizace“ může mít pejorativní význam. Jaká je nálada mezi firmami v současné chvíli?

Zájem o to téma je velký. Otázkou samozřejmě je, jak která firma vyhodnotí míru překážek. Rozhodně si myslím, že je digitalizace příležitost, ale určitě to není pouze naskenování dokumentů. Důležité je, že se digitální nástroje objevují i na straně státu, což samozřejmě do jisté míry motivuje firmy, aby na to přistoupily. Ty bloky, které ve firmách existují, souvisí totiž zejména s lidmi. Lidé se prostě bojí změny, zejména změny pracovního postupu – to je vždycky největší riziko. Naučí se to? Budou tomu rozumět? Jak moc je to složité? Teď do toho vstupují i oblasti bezpečnosti dat, jak moc budu riskovat, když svá data zdigitalizuji? Proto to vidím jako velkou příležitost, ale zároveň je zde určitá obava. Digitalizace je moderní slovo a najdou se firmy, které apriori odmítají všechno, co se zdá jako moderní trend, protože mají strach, jestli po čase vyprchá, nebo ne. Digitalizace však podle všeho nevyprchá, protože se bez ní neobejdeme. Druhá strana s námi bude čím dál více komunikovat online, tudíž s papírovou podobou věcí si už jen těžko vystačíme. 

Na to jsem se chtěl právě zeptat. Setkáváte se i s tím, že firmy digitalizaci z určitého důvodu odmítají? 

Spíš si myslím, že existuje obava „Co se stane, když…“. Asi nejlepší věc, co bych doporučila každé firmě, je brát to jako příležitost, jak si uklidit, jak si projít své pracovní postupy a možná zjistit, že některé věci děláme tak, jak jsme je dělali vždycky, a už vlastně ani nevíme proč. Je tu samozřejmě obava, jestli to zvládnou naši zaměstnanci, jestli to zvládnou majitelé nebo ředitelé firem. Na druhou stranu ta příležitost, kterou to poskytuje – zejména v oblasti skloubení osobního a pracovního života –, je obrovská. Jsou však samozřejmě i obory, kde ne všechno zdigitalizujete. Na druhou stranu ale ta práce, kterou pořád musí lidé dělat, nabude větší hodnoty a ve chvíli, kdy zdigitalizujeme procesy, které nevyžadují žádnou přidanou hodnotu, žádnou osobní invenci od lidí, vznikne nám obrovský prostor na tvorbu nových věcí, na nové přístupy a na efektivnější práci. Takže ano, ten strach tam je, ale myslím si, že o tom většina firem přemýšlí. Trošku to také brzdí představa, že digitální řešení jsou jen robustního typu, jako ty velké softwary, kde se pohybuje obrovské množství peněz, a potom z toho třeba využiji jen malý kousek, protože ten zbytek prostě nepotřebuji. 

Pro koho se tedy digitalizace hodí? Nebo spíše naopak, existuje nějaký typ firmy, pro kterou to nemá smysl řešit?

Pokud jde o firmy, tak je v podstatě každá firma schopná využít digitální nástroje, minimálně na tu činnost, kvůli které nezačala podnikat. Když si například otevřete cukrárnu nebo výrobnu dortů, nechcete vypracovávat stovky papírů a přepisovat stovky dokumentů a faktur. Chcete dělat dorty, ale to za vás digitalizace udělat nemůže. Může za vás ale vyřídit ostatní agendu, bez které se tady prostě podnikat nedá. To přináší obrovskou úlevu. I ty lidské síly, které jsou do toho v tuto chvíli investované, se dají snížit minimálně o padesát procent. 

Mohla byste zmínit nějaký konkrétní příklad, nějakou firmu o tolika zaměstnancích, která něco dělá a bude do toho muset vložit určité peníze. Za jak dlouho se jí to vrátí? Dala byste nějaký takový příklad?

Můžu to vlastně říct na příkladu svojí firmy. Náš příběh spočívá v tom, že jsme začali digitalizovat vlastní agendu. Primárním impulsem bylo mít ve věcech pořádek a neopakovat hledání něčeho, co jsme hledali před rokem, jen proto, že jsme to měli někde po papírech. A například u účetního oddělení, protože my poskytujeme i služby účetnictví, tak jsme měli 12 zaměstnanců, kteří účtovali cca patnáct až dvacet klientů. Nyní máme účetní oddělení o třech lidech, a to jen díky digitalizaci. Není to však tak, že bychom ty zbylé lidi propustili. Oni začali dělat jinou agendu v rámci firmy nebo odcházeli na mateřskou dovolenou, ale úspora na těch lidských silách byla více než padesát procent a šlo to opravdu rychle. Byla to otázka přibližně jednoho roku.

Teď trošku všeobecně. Jak si vlastně české firmy vedou, co se týká digitalizace, v porovnání s ostatními zeměmi Evropy? 

V rámci evropských dat zaujímáme devatenácté místo z devětadvaceti, což není nějaký extra výsledek. Nejlépe je na tom tradičně Skandinávie, kde to podle mě hodně souvisí s životním stylem „neutrácet svůj čas a energii na věci, které nejsou příliš podstatné a nepřináší nic navíc“. Takže naše místo není úplně ideální. Souvisí to samozřejmě do jisté míry i s infrastrukturou, která je tady pro digitální přenos, to znamená s internetem. Souvisí to také s tím, jak jsou digitalizované služby státu, to znamená, do jaké míry můžete se státem komunikovat digitálně. My na to v tuto chvíli máme už platnou legislativu, takže příprava úřadů postupuje nějakým tempem. Ne všechno však ještě funguje tak, jak by fungovat mohlo. Myslím si, že největší úskalí je ve sjednocení registrů dat, to znamená, že každý úřad má nějaké své digitální řešení, a dokud spolu nezačnou plynně komunikovat, bude to pro občana i firmu značně složitější.

Je to třeba i o digitální gramotnosti? Že Češi nejsou na takové úrovni jako ostatní?

Myslím si, že v tomto na tom nejsme zase tak zle. Jednak mám pocit, že skoro každý zaměstnanec každé firmy umí se základními nástroji pracovat. Ty digitální softwary nejsou o nic složitější než Excel a dalo by se říct, že často mnohem jednodušší a intuitivnější. Samozřejmě je to také o tom, že mnoho řešení, která se na trhu u nás vyskytují, je v angličtině. Takže tam může být určitá bariéra, do jisté míry i jazyková, zejména pro malé a střední firmy.

Jak by mohla vypadat taková moderní firma třeba za deset až patnáct let? Nebude spíš virtuální než skutečná?

Ta práce a hodnota, která ve firmách vzniká, musí být vždycky skutečná. Bylo by to i logické, protože těžko někoho donutíte, aby vám za něco neskutečného zaplatil. V tomto směru tak věřím, že budou firmy stále hmatatelně tvořit svou „přidanou hodnotu“. V té agendě, která za ní stojí, my jí říkáme back office, ale v podstatě jde o papírování a o tu agendu, kterou musíte vést, ať už je to kvůli zaměstnancům, nebo kvůli financím – tak tam věřím, že digitální bude. I my jsme k tomu proto ve svých řešeních přistoupili, takže máme českou a modulovou verzi, aby si klienti mohli vybírat jednotlivé moduly, které jim vyhovují. Pomáháme jim s tím, jak to narovnat. Ta příležitost je obrovská i v tom, kolik práce ušetříte tím samotným úklidem. Je to, jako když si uklidíte ve skříni – i tam najednou získáte obrovské množství místa –, a na stejném principu funguje digitalizace. Není to nic dramaticky složitého, takže za 10 let věřím, že to tak bude. Snižuje to v obrovské míře i chybovost a nemusíte se znovu vracet k cestám, které jste už prošli.

Poslední věc, která s tím úzce souvisí. Předpokládám, že to bude i o určitém vzdělávání, aby ten člověk, který ve firmě pracuje, nějakým způsobem dokázal technologie ovládat. Není to pro firmu nebo člověka, který to bude mít na starost, složité?

Je to řešení od řešení. Jsou řešení složitější a řešení jednodušší. My se určitě snažíme vyvíjet ta nejjednodušší řešení, ušitá přímo na míru té dané agendě. A myslím si, že jich na trhu není málo. To znamená, že nabídka je a firmy si můžou vybírat. Takže rovina toho, jak to ovládat, je relativně jednoduchá, navíc máte v digitálním světě spoustu možností, jak lidi edukovat, jak jim pomoci v průběhu práce, takže tohle problém podle mě nebude. Ten druhý rozměr je možná obava, že když to začnu dělat jednodušší cestou, najednou mi to zabere méně práce. Potom se naskytnou otázky typu: „Všimne si můj nadřízený, že mi práce ubyla? Nebude mít pocit, že mě platí za míň činností, než jsem dělal doteď?“ To samozřejmě všechno souvisí s nějakými transformačními procesy pro firmy, ale má to svoje řešení. Lidé mají obrovský potenciál a my ho velmi málo využíváme. Chytrá firma určitě využije ten rezervní čas svých lidí pro to, aby je ta práce více bavila a přinášeli jí větší hodnotu. To se dá v každém oboru, ať už je to účetnictví, mzdová agenda – kde to možná vypadá, že když nebudete přepisovat papíry, bude to zbytečné, tak to určitě nebudete.