Papír a tužka jen tak nezmizí. Tři čtvrtiny českých firem veškeré smlouvy nebo objednávky řeší pořád výhradně na papíře, říká Eva Kučmášová, šéfka marketingu a komunikace společnosti Canon pro region 4CE.
Aktuální situace přehodnotila byznys plány mnoha tuzemských firem. O jaké služby mají české společnosti nyní největší zájem?
S novou situací, která mnoho lidí donutila pracovat z domova, se pochopitelně zvýšila poptávka po domácích tiskárnách, skenerech a dalších jednoduchých a přenosných zařízeních, které přesun kanceláří do pracoven a obýváků usnadnily. S tím souvisí i digitalizace dokumentů, na kterou jsme se rozhodli zaměřit už před několika lety. Firemní dokumenty se čím dál více přesouvají do cloudu a naše služby jsou na to připraveny. Pochopitelně nemůžeme jen jásat, třeba divize produkčního tisku kvůli pandemii čelí poklesu odbytu velkých tiskařských strojů, ale vzhledem k jejich kvalitě a efektivitě věříme, že to bude jen dočasné.
Mnoho firem nyní mluví o posílení digitalizačních řešení, která by měla celý pracovní proces zjednodušit, zpřehlednit a vlastně i zlevnit. Není to ale jen určitá vlna? Opravdu to všechny firmy potřebují?
Průzkum, který jsme si v Canonu nechali zpracovat minulý rok na reprezentativním vzorku českých firem, mluví jasně: tři čtvrtiny českých kanceláří veškeré smlouvy, objednávky a další vnitřní procesy řeší pořád výhradně na papíře. Vnímání důležitosti toho, aby firemní procesy probíhaly elektronicky, podle dat z průzkumu významně roste s velikostí firmy. U velkých podniků s ročním obratem přes 1,25 miliardy korun je tato důležitost na 72 %, naopak u malých firem s obratem do 3 milionů je „bezpapírovost“ důležitá pouze z 53 %.
Nicméně odborníci a vizionáři z různých oborů, kterých jsme se ptali v rámci našeho oceněného projektu Kancelář budoucnosti, vidí další vývoj v českých firmách v kombinaci obou přístupů. Kancelář úplně bez papíru si většina z oslovených nedovedla představit ani za dvacet let.
Jak si vlastně stojí české nebo slovenské podniky s digitalizací jejich provozů v porovnání se zahraničím?
Digitalizace opravdu probíhá, ale pomaleji, než se všeobecně očekávalo. Dalo by se říci, že jsme v Česku celkem velkými konzervativci a třeba při schůzkách máme papír a tužku stále radši než tablety. Ze zmíněného průzkumu pro Canon vyplývá, že polovina oslovených českých podniků automaticky tiskne veškeré dokumenty, faxy a elektronické faktury dříve, než jsou postoupeny k dalšímu zpracování. Podobně tak zhruba každá druhá firma většinu důležitých věcí projednává v papírové podobě a stejně je i ukládá.
Na druhou stranu musím vyzdvihnout, že se nám velmi osvědčuje projekt Delivery Centra, tedy digitalizačního centra sídlícího v Praze a Ostravě. Zde již řadu let nabízíme firmám digitalizaci jejich dokumentů, zejména faktur. Zaměstnáváme zde zhruba 80 lidí včetně hendikepovaných a mají opravdu plné ruce práce, a to zdaleka ne pouze pro české firmy. Pracují třeba i na digitalizaci kompletního archivu finské katolické církve.
Zdroj: Canon
Canon je historicky známý jako dodavatel kancelářské techniky, tiskáren. Jak je společnost připravena na nové pokoronavirové výzvy?
Jsme zvyklí jít s dobou, a někdy ji dokážeme dokonce i předběhnout, takže to pro nás není úplně nová a neznámá výzva. Co se týče segmentu tiskáren a kopírek, budeme pokračovat v představování přístrojů, které kombinují pokročilé funkce s jednoduchým ovládáním a přijatelnými náklady za provoz. To je naše cesta. Lidé si z nedávného vývoje odnesli mnohé zkušenosti, a tak lze očekávat i vývoj jejich požadavků a potřeb. Věříme například, že nyní více docení možnost bezpečného bezdotykového ovládání tiskových zařízení značky Canon na dálku, kupříkladu přes mobilní telefon.
Kdy podle vás přestanou Češi ve svých firmách používat papír? Je to asi běh na dlouho trať…
Naše rozhovory se zákazníky i pravidelné průzkumu potvrzují, že tento běh na dlouhou trať opravdu bude. Firmy si jsou vědomy výhod cloudu a snaží se tam přesouvat co největší množství procesů, ale běžné denní fungování kanceláří pořád probíhá z velké části na papíře. Neočekáváme, že by se to v příštích pěti letech nějak zásadně změnilo.
Jak do budoucí doby „bezpapírové“ zapadá byznys vaší společnosti? Co bude nebo už je gros vašeho podnikání?
Na trend postupného přesunu firemních procesů do cloudového prostředí jsme připraveni dobře. Tím, že s digitalizací procesů řadě firem pomáháme, dokonce tento trend urychlujeme. Naše digitalizační Delivery Centra v Praze a Ostravě rozhodně nemají o zakázky nouzi, i když je pravda, že někteří velcí klienti jsou i ze zahraničí. Příkladem je největší dopravce na světě DB Schenker, dále jsme třeba digitalizovali i archiv rakouského státního dopravce ÖBV. Canon už dávno není jen inovátorem a výrobcem v oblasti fotoaparátů a tiskových a zobrazovacích technologií, jdeme s dobou a koukáme se dopředu.
Často mluvíte o kanceláři budoucnost. Co to znamená?
Termínem „Kancelář budoucnosti“ už třetím rokem zastřešujeme komunikační projekt, v jehož rámci jsme sestavili think-tank ze špičkových manažerů, IT odborníků, ekonomů, architektů, designérů, umělců i novinářů. Ti se zamýšleli nad možnými podobami a trendy kancelářské práce v roce 2037. Snažíme se na pracovní prostředí i interakci lidí a techniky v ní jít opravdu z různých úhlů pohledu. Celá akce měla první velký vrchol před více než rokem v rámci odborné konference, projekt ale pokračuje dál a microsite nadále doplňujeme o komentáře odborníků i vizionářské články od našich kolegů z Česka i zahraničí. Chceme, aby lidé věděli, že Canon umí formovat budoucnost jejich kanceláře a práce v ní tím správným směrem.
Zdroj: Canon
Blíží se tedy konec klasických kanceláří?
Mezi odborníky oslovenými v rámci projektu Kancelář budoucnosti převažuje názor, že nikoliv. Podoba práce v kancelářích se bude měnit, ale ne tak radikálně, jak by si možná přáli futurologové. Stále tu budou lidé, stroje, papír. Jen k nim stále více budou přibývat i cloud, automatizace a robotizace. Kanceláře se promění, kancelářská technika lidem dále uvolní ruce pro kreativnější práci, ale úplný konec kanceláří na obzoru rozhodně nevidíme.
Čeští podnikatelé nyní budou kvůli koronaviru obezřetní ohledně dalších nezbytných investic do svých podniků. Jak byste jim tuto jejich řekněme vyčkávací pozici rozmluvili? Je teď skutečně čas investovat do modernizace?
Naopak věřím, že teď je ideální čas zamyslet se, co pro kancelář a lidi v ní důležité a kde je možné dlouhodobě podpořit efektivitu a úspornost provozu. Je třeba si uvědomit, že renovováním flotily kancelářských strojů můžeme ušetřit ročně mnoho peněz, a navíc zvýšit bezpečnost a udělat něco i pro životní prostředí, což zaměstnanci také stále více doceňují. Nové řady multifunkcí Canon jsou vybaveny pokročilými bezpečnostními technologiemi, které data firem ochrání před hackery i náhodnými úniky.
V celé společnosti se nyní řeší, které výrobky, služby zlevní nebo naopak zdraží. Jak se koronavirus dotkl IT světa? Půjdou i zde ceny nabízených služeb dolů? Nebo naopak nahoru? A o kolik procent?
Pokud hovoříme o IT jako uceleném segmentu, tak si nemyslím, že by mělo dojít k většímu posunu cenové rovnováhy na trhu. Firmy si dnes ještě více uvědomují, jak nezastupitelné jsou pro ně moderní technologie a digitální procesy v kanceláři, a výrobce zařízení i poskytovatele IT řešení zase tlačí vysoce konkurenční prostředí k maximální nákladové efektivitě už dlouhou dobu, takže jim žádný významný prostor pro zlevňování už nezbývá.
Autor: Jiří Böhm
