Co jsou softwaroví roboti?

Vykonávají rutinní procesy. Pracují kdykoli, mnohem rychleji a přesněji než nejvýkonnější zaměstnanci. A aktuálně výraznou měrou pomáhají porazit koronavirus.

Tentokrát není řeč o zdravotnících, kteří nasazují své životy a veškerou energii do boje proti pandemii viru COVID-19, ale o softwarových robotech. Nejsou to klasičtí roboti tak, jak je známe, tedy s lidskou tváří, ani z plastu a nejde ani o ty průmyslové, jde o roboty, kteří svůj život žijí ve výkonných serverech. Odborně se pro ně používá zkratka RPA – robotic proces automation neboli robotická automatizace procesů.

Ve stále více konkurenčním prostředí je možnost přizpůsobit se jediným řešením, jak mohou podniky být o krok před svou konkurencí. Aby se dokázaly adaptovat, musí se rychle a efektivně rozhodovat. Až donedávna měli manažeři jen několik cenově nákladných možností, jak řešit problémy s efektivitou; mohli najmout více lidí, koupit řešení třetí strany anebo přizpůsobili svůj systém plánování podnikových zdrojů (ERP).

Implementace robota trvá pár týdnů

Robotická automatizace procesů představuje ohromnou příležitost k transformaci procesů, které jsou neefektivní. Díky nim mohou podniky zkrátit vývojové cykly a zvýšit účinnost za daleko nižší náklady.

„Hlavní výhodou softwarových robotů je jednoduchá a rychlá integrace do stávajících firemních systémů. Prakticky jakýchkoliv – robota lze propojit s nejrůznějšími aplikacemi a softwarem. Trvá to jenom pár týdnů. I v menší firmě se investice zpravidla vrátí do půl roku,“ vysvětluje Viktoria Bracjunová, vedoucí oddělení automatizace a robotizace ve společnosti Soitron. Mnoho rutinních procesů zahrnující stále se opakující činnosti a pro lidi ubíjející úkoly mohou dělat RPA. Pokud se navíc práce rozdělí mezi roboty a zaměstnance, výsledky mohou být ohromující.

V současné době podniky bojují s nekonzistentní strukturou procesů. Data jsou ukládána do více systémů, což vyžaduje, aby zaměstnanci přesouvali informace ze jednoho do druhého, ale také je neustále dokola aktualizovali a ověřovali. Automatizace je v tomto kroku obtížná, protože mnoho systémů nemá API, která umožňují snadnou integraci. S RPA mohou organizace nastartovat a automatizovat tyto procesy tak, aby fungovaly nejen bez API, ale také bez nutnosti něco měnit. API není totiž nutné.

„Technologie robotické automatizace procesů je totiž naprogramována tak, že si provede úkony obdobně, jak by to udělala obsluha – na pozadí pracují přímo v různých aplikacích, provádějí validace, kopírování informací, vkládají a přepisují data, otevírají e-maily včetně příloh, reportují, a to vše přesně podle předem nadefinovaného scénáře,“ říká Bracjunová.

Vhodné pro reklamace, faktury či onboarding

IT správci potom mohou nastavit své RPA platformě optimální počet robotů pro zpracování například reklamací, faktur či onboardingu (příchod a odchod zaměstnanců) apod. Právě při zavedení automatického onboardingu lze ve společnosti ušetřit třeba ročně i měsíc rutinní práce, vyvarovat se chyb a zaručit, že v době nástupu, bude mít zaměstnance pro výkon své činnosti vše potřebné (notebook, založený e-mail, přístup do ERP apod.). Toho lze snadno dosáhnout v centralizovaném dashboardu, který se připravuje na míru. Pokud oprostíme zaměstnance od rutinních procesů, mohou se věnovat jiným efektivnějším činnostem, které vyžadují hlubší myšlení nebo se mohou soustředit na vytváření budování vztahu se zákazníky.

A jaké jsou výhody RPA řešení? Například by se měla zvýšit produktivita, snížit náklady, naopak zvýšit efektivita zaměstnanců, rovněž pomůže lepší škálovatelnosti, snížení chybovosti a zlepší zákaznickou zkušenost.