Lukáš Ontl: ERP systém jako stavba domu

Mezi kritéria dobrých ERP systémů se poslední dvě desetiletí uvádějí charakteristiky jako je dohledatelnost, transparentnost, efektivita, reporting, automatizace a především komplexnost. Ale i tyto případy mohou ERP systémy někdy omezovat, říká Lukáš Ontl ze společnosti Asseco Solutions.

Klíčová je při tvorbě ERP systémů skutečnost, že zadavatel ví, co chce a které ERP systémy nejlépe vyřeší jeho potřeby. To znamená, že špatné či nedostatečné zadání nebo nesprávná implementace nemůže nikdy skončit spokojeností zadavatele a veškeré, v tomto případě jen teoretické, výhody ERP systému jsou pasé. Naopak zodpovědný přístup nemůže skončit neúspěchem a jde jen o vybalancování správného poměru investic do projektu a tím, co zadavatel získá.

Při předčasném ukončení projektu implementace ERP systému je možné riziko, že projekt nebude úspěšný a zadavatel, respektive uživatelé budou nespokojeni. Co si ale můžeme představit pod pojmem předčasné ukončení?

Existují jen dvě varianty, kdy je projekt s ohledem na původní harmonogram možné ukončit dříve, aniž by došlo k znehodnocení výsledků. Buď byli uživatelé nadstandardně vnímaví a adaptabilní, anebo v průběhu projektu došlo k řízené změně, tedy ke snížení zadání ze strany zadavatele.

Skutečnost je však téměř vždy jiná a projekt je často považován za realizovaný, aniž by uživatelé měli potřebné znalosti. Nebo jsou opomíjené detaily, které ale mohou být zásadní pro celkový projekt. Jako příklad si uveďme situaci, kdy implementujete BI (Business Intelligence). Proběhne perfektně analýza, implementace, školení, ale neudělá se to poslední, tedy reporting pro koncové uživatele. V tomto případě se zadavatel spoléhá na to, že to „někdo“ z proškolených garantů zajistí a díky tomu firma ušetří X tisíc korun.

A výsledek? Udělají se jen základní reporty, uživatelé nejsou spokojeni s tím co mají a někteří zůstanou věrni svým starým excelovským tabulkám.

Je to podobné jako stavba domu. Na počátku sice máte mnoho ideálů, ale v průběhu stavby volíte kompromisy. Ale ne proto, že jste „po cestě“ změnili názor či objevili lepší kachličky do koupelny ale společné soužití s tchyní vás nutí co nejrychleji stavbu dodělat. V práci jste nedostal očekávané prémie, a tak raději někde ušetříte. A výsledek? Po další roky a někdy i zbytek života posloucháte od manželky, proč jsme neudělali ty venkovní žaluzie, že ta dlažba na chodbě neladí s koupenou a že to měkké dřevo na schodišti byla chyba, protože se mělo koupit tvrdé.

Občas se také objevují výtky uživatelů ERP systémů na absenci jimi požadovaných funkcionalit. A jaké je následně jejich překvapení, když zjistí, že jimi požadované věci existují v systému již několik let. Je to proto, že zadavatel neměl zájem investovat do školení, takže jejich znalost ERP systému odpovídá rozsahu funkcionality v době prvotní implementace. Implementaci ERP systémů lze občas považovat za ukončenou, ale projekt nikoliv. Každou novou verzí se ERP systém mění a rozšiřuje. A pokud uživatel neinvestuje svůj čas do edukace, tak nikdy nevyužije plnohodnotný potenciál, který ERP systém pro firmu představuje.

Největší výhodu standardních ERP vidím ve stávajícím zákazníkovi. To znamená, že kvalitní ERP umí vyřešit to, co zadavatel potřebuje, neboť toto již bylo vyřešeno pro x podobných firem před vámi. Navíc dostatečná báze stávajících klientů je podmínkou pro stabilní příjem garantující údržbu i rozvoj takového ERP. A kde vidím naopak největší nevýhodu? Stávající konzervativní zákazník. Vše inovativní a nové, co chcete do ERP začlenit, musíte vždy dělat s ohledem na své stávající zákazníky. A bohužel ne každý má tendenci k inovaci či obecně změnám. A uspokojit obě zájmové skupiny jedním produktem není vždy zcela jednoduché.

Existují dvě hlavní formy ERP systémů – forma SaaS a cloudová. Jaký je mezi nimi rozdíl? Především se jedná o rozdíl spíše obchodně-technický. Systém SaaS je čistě o formě provozování, a tedy i financování software. Tento typ ERP systému se provozuje jako služba, ve které se prvotní větší investice spojená s pořízením softwaru „rozpadne“ na menší dílčí poplatky, které se hradí po dobu celého jeho užívání. Produkt poskytovaný tímto způsobem může, ale i nemusí, být provozován v cloudu, což je dnes nejběžnější forma ERP systému.

Je to prostředí, ve kterém může být provozován téměř jakýkoliv software a nesouvisí s tím, jakým způsobem je poskytován, například On-premise vs. SaaS. Cloudová ERP jsou tedy navržena pro online provoz a umožňují vzdálený přístup z jakéhokoliv zařízení s přístupem na internet. Tyto informační systémy bývají instalovány na serverech poskytovatelů sdílené infrastruktury (IaaS), na vyhrazených virtuálních serverech (VPS) nebo mohou být provozovány jako softwarová služba (SaaS). Samozřejmě tímto odpadají starosti za správu infrastruktury, výpočetní výkon, zabezpečení, podpora 24/7, a podobně.

Obecně lze říct, že cloud si do světa ERP hledá cestu. Asi pomaleji, než se očekávalo, ale kontinuálně s jasně rostoucí tendencí. Naše společnost poskytuje službu ERPORT, tedy cloud určený nejen pro produkty HELIOS, ale i jiné aplikace našich zákazníků. Evidujeme jednoznačné meziroční nárůsty v počtu zákazníků, kteří v cloudu chtějí své ERP provozovat. Rozdíl mezi ERP zde nevidím naprosto žádný.

Obecně ale platí, že forma SaaS se využívá převážně u specializovaných aplikací abezimplementačních aplikací , například u projektů, kde je prvotní investice za software výrazně minoritní. V tomto případě vůči službám nemá SaaS až takový význam. Naopak význam má tam, kde by On-premise řešení reprezentovalo velký objem financí a také tam, kde není očekávaná dlouhodobost. SaaS nabízí velkou flexibilitu nejen v nastavení obsahu služby, ale i její ukončení. Cloud je naopak vhodný téměř všude, ale klíčová je zde IT strategie firmy, která o cloudu uvažuje a také typologie firmy.

Při výběru dodavatele ERP systému je role externího konzultanta klíčová, především role konzultantovy kvality. V dnešní době je ale občas poradcem každý, kdo byl zaměstnán více jak 6 měsíců u dodavatele ERP systému a ví, co tato zkratka znamená. Naproti tomu kvalitní poradce se vyznačuje velmi dobrou znalostí business procesů, schopností definovat jasné měřitelné zadání, uřídit kreativitu uživatelů, být nápomocen v oblasti smluvních a především zachovat „zdravý rozum“.

Stejně tak jako ne každý může řídit stavbu domu, opravit si auto nebo navrhnout zahradní architekturu, není každý profesionál v oblasti výběru a implementace ERP systému. Takže svěřit se do péče profesionála, který dokáže identifikovat problémy, popsat očekávání, potřeby a přínosy, na základě kterých vám pomůže vybrat nejvhodnější ERP systém s ohledem na poměr cena/výkon, není rozhodně žádná hanba.