Polsko a Maďarsko jsou v komunikaci s byrokraty před námi, změnit to má nový zákon

Jsme hodně byrokratická země, naše daně jsou složité a rozsáhlé. V rámci Evropy bychom si v digitalizaci účetnictví měli vzít příklad ze severských zemí. Ale ani naši sousedé na tom nejsou špatně. Třeba Polsko nově zavádí digitální formát faktury, což sjednotí všechny faktury v zemi. O digitalizaci účetnictví jsme si povídali s Marcelou Lonkovou, majitelkou firmy This One.

„Doufám, že digitalizace změní náš obor zásadně,“ otevírá s razancí rozhovor Marcela Lonková. A v podobném duchu i navazuje: „Dnes je účetnictví vnímáno jako papírový obor a účetní jako přepisovači dokladů – to se mi určitě nelíbí.“ Díky digitalizaci získá podle ní naopak punc strategického partnerství ve smyslu firemního poradenství, finančního controllingu a řízení.

Digitalizace v účetnictví samozřejmě neznamená jen přechod od papíru do onlinu. „Je to určitě složitější proces,“ potvrzuje Lonková. „Z mého pohledu je důležitá změna v nastavení myšlení a vnímání toho, co je v našem oboru potřeba.“ Aplikací, které klienti mohou používat, už je dnes celá řada. Aby ale změny přinesly nějakou přidanou hodnotu, je vhodné se nad nimi zamýšlet v globálu.

„My účetní jsme hodně konzervativní, sami změny nemáme moc rádi,“ přiznává otevřeně majitelka spolčenosti This One. „I proto já třeba mám digitalizaci spojenou hlavně s mindsetem, s tím nastavením v hlavě. Není to vůbec o tom, stát u skeneru a skenovat faktury. Jde o celkovou automatizaci, o propojování klientského systému s účetním.“ 

Digitalizovaná není ani polovina účetnictví

Kolik firem u nás už přešlo na digitální účetnictví? Takto přesnými čísly Marcela Lonková nedisponuje. „Kdyby to bylo 40 %, bylo by to krásné, spíš to bude ale nižší číslo. Určitě to není tak, že by více než polovička účetnictví byla digitalizovaná.“ Razantněji se postupuje hlavně ve velkých firmách, kde jsou na to zdroje. K samostatným účetním a do menších kanceláří se digitalizace dostává jen pozvolna.

I menším účetním provozům nabízí společnost This One pomoc při přechodu na digitální nástroje. „Nazýváme to službou digitální transformace,“ vysvětluje Lonková. Na podobnou problematiku se ale zaměřuje i řada konferencí nebo seminářů, ať už jsou zpoplatněné, nebo zcela zdarma. „Najít dneska informace o tom, jak digitalizovat, je celkem snadné. A i na trhu už se vyskytuje spousta aplikací, je potřeba si jen chytře a dobře vybrat. I když samozřejmě taková aplikace není úplně samospásná – sama účetnictví do digitálního světa nepřevede.“

Příklad bychom si měli vzít od sousedů

Neujíždí nám v tomto směru tak trochu vlak za vyspělejší Evropou, a Západem obecně? „Úplně dobře na tom nejsme,“ potvrzuje Lonková. „Jsme hodně byrokratická země, naše daně jsou vcelku složité a rozsáhlé, například máme neskutečné množství účetních systémů.“ V rámci Evropy jsou vepředu severské země, ale třeba i Polsko už nově zavádí digitální faktury. Jednotný formát tam budou mít k dispozici všichni. V Maďarsku něco takového funguje dokonce v komunikaci s byrokraty. „Finanční úřad automaticky přímo od účetních softwarů dostává data jak z vystavených, tak přijatých faktur a může sám společnosti nebo živnostníkovi vyměřit DPH,“ vysvětluje odbornice na účetnictví. 

V Maďarsku tím pádem malé kanceláře často ztratily značný objem klientů, kterým dělaly papírové účetnictví a počítaly DPH. A třeba i na Slovensku, když se budeme držet regionu střední Evropy, už taky mohou mít faktury v elektronické podobě. V České republice nás čeká od roku 2024 nový zákon o účetnictví, který velmi výrazně digitalizaci pomůže. „Kdo ještě nezačal digitalizovat, tak je pravý čas se do toho naplno vrhnout,“ líčí perspektivy následujících měsíců a let Lonková.

Pomáhají roboti a umělá inteligence

Spolu s digitalizací samozřejmě přijde i změna způsobu práce. Účetní se budou muset vzdělávat v něčem novém, dá se tak mluvit o celkové proměně této profese. „My už dnes pracujeme v kanceláři s roboty, které využíváme na zpracování faktur přijatých umělou inteligencí,“ připomíná nám Marcela Lonková, že budoucnost už je doslova za rohem. A když repetitivní činnost vykonávají automaty, mohou se účetní zaměřit na konzultační činnost, kdy s klienty rozebírají výsledky nebo nastavují komunikaci mezi jejich provozním a účetním systémem. Podle odbornice na účetnictví vznikají nové konzultační role implementátorů, tj. lidí, kteří nastavují procesy datový analýzy apod.

Dá se už dnes nějak kvantifikovat, kolik firma přechodem na digitál ušetří? A je tam nějaká větší vstupní investice? „U interních účtáren, kde sedí desítky lidí a hlavně se nosí papírové faktury z jedné strany na druhou, digitalizace nahradí klidně až 80 % zaměstnanců. Tam už dnes je vidět, že ti lidi de facto nejsou potřeba,“ má jasno Marcela Lonková. 

Pokud se bavíme o malých externích společnostech, jako je právě This One, tak i tam podle její majitelky už je digitalizace něco, bez čeho si ani nedokáže představit fungování. Úspora nákladů se týká především lidského času. „Klientům fakturujeme hlavně náš čas,“ vysvětluje Lonková, „a ne to, co dnes dělají už roboti. Na to jsou přímé integrace. Investice v tom samozřejmě jsou, ale musím z vlastní zkušenosti říct, že se velmi rychle vracejí.“

Účetnictví musí být atraktivní i pro mladé lidi

„Nestudovali jsme vysokou školu, abychom přepisovali faktury“ – tak zní motto společnosti This One, které říká mnohé. Třeba i o tom, jak profesi účetnictví zpřístupnit mladším generacím. „Do naší kanceláře nabíráme zejména mladé lidi, většinou na vysoké škole. Máme třeba kolegu, který dnes místo toho, aby seděl a účtoval faktury, řeší robotizaci a nastavování procesů. Ovšem nepřišel k nám jako hotový člověk, tuto agendu jsme ho teprve naučili,“ uvádí nás do kontextu Marcela Lonková. Stejně tak to bylo se spolupracovníky, kteří se věnují třeba finančnímu investování nebo implementaci účetních systémů.

„Lidé k nám přijdou jako nepopsaný list papíru,“ doplňuje Lonková. „Zároveň pro ně vytváříme i nové role. Takže pokud dneska někdo na ekonomické škole studuje obor účetnictví nebo daňové poradenství, určitě doporučuji zaměřit se i na technologie. Účetní poradenství je totiž hodně záležitost komunikace s klientem a vymýšlení nových věcí. A digitalizace do toho krásně zapadá.“

A bude digitalizace účetnictví znamenat konec tradičních šanonů plných papírů a nezbytných kopírek? „My v administrativní budově jednu takovou sdílenou kopírku máme,“ uzavírá s úsměvem Lonková. „Nicméně šanony už většinou vedeme jen v případech, když k nám přechází nový klient. Většinou si totiž od bývalé účetní přinese krabicí plnou dokladů. Jinak se ale snažíme nové papíry nevytvářet.“