Elon Musk říká, že schůzky jsou to, co se děje, když lidé nepracují. Miliardáři mají sice k dispozici stejný počet hodin denně jako my ostatní, musí si ale více rozmýšlet, jak stráví každou minutu, včetně schůzek. Několik rad, jak lépe managovat čas, přinesl článek na webu Inc.
Podle Harvard Business Review si 71 % manažerů myslí, že schůzky jsou neproduktivní a neefektivní. Barry Raber, člen organizace Entrepreneurs‘ Organization, se proto ve výzkumu mezi 20 majiteli firem s příjmy v rozmezí 1 až 30 milionů dolarů (cca 23–700 milionů korun) zaměřil hlavně na jejich zvyklosti při schůzkách.
Jako největší problém identifikoval týdenní poradu zaměstnanců s rozsáhlým programem. Pokud trvá 60 až 90 minut a zahrnuje většinu zaměstnanců, je to naprostá ztráta času. Důležité je také si uvědomit, že jakákoli skupinová diskuse čtyř a více lidí na týdenní poradu nepatří.
Na základě vedeného výzkumu pak Barry Raber definoval pět pravidel, jak zefektivnit týdenní pracovní schůzky:
1. Vyhoďte témata, která nepotřebují týdenní revizi
Agenda často obsahuje témata, která nevyžadují pravidelnou diskusi, včetně prodeje, problémů, identifikace a řešení problémů, klíčových čísel a aktualizací iniciativ. Všechna jsou důležitá, ale měla by se řešit dvakrát týdně, měsíčně nebo čtvrtletně.
2. Udělujte„vstupenky“ do sálu
Účast některých lidí vyžadujte pouze v případě, že je to nezbytné pro jejich práci. Pokud nemají podstatný přínos nebo nezískají potřebné informace, neměli by se schůzky účastnit. Zdůrazněte hodnotu času každého člena týmu.
3. Dodržujte pravidlo pizzy
Žádné velké schůzky nejsou povoleny. Miliardář Ray Dalio říká, že pokud dvě pizzy nenasytí všechny účastníky schůzky, je to ztráta času – a on se jí nezúčastní. Dvě velké pizzy obvykle stačí pro 10 lidí. Cokoli nad tento počet by mělo být považováno za týmovou schůzku, ne týdenní událost.
4. Využívejte individuální schůzky
Kontrolní schůzky s přímými podřízenými provádějte co nejkratší – avždy v pondělí. Stačí se ptát na dvě jednoduché, základní otázky: Na čem tento týden pracujete? A stalo se minulý týden něco, o čem bychom si měli promluvit? Většina kontrolních schůzek bude trvat 10 minut nebo méně. Účelem je ujistit se, že podřízení pracují na správných věcech. A v případě potřeby je dostat ze slepé uličky.
5. Přijměte pravidlo 10 minut
Týdenní schůzky nutné k tomu, aby se firma posouvala kupředu, by neměly být delší než 10 minut. Stanovte si konkrétní program, který půjde přímo k věci a bude se týkat pouze kritických otázek.
Autor: Petr Pláteník
