Dobře rozvrhnout pracovní den tak, aby vaše produktivita byla co největší, je velký um. Dnešní díl proto věnujeme 7 tipům, jak se v tomto ohledu zlepšit.
Největší problémy nastávají v malých a středních podnicích, kde nejen majitelé střídají pracovní role dvakrát denně. To nemusí být jen frustrující, ale také značně vyčerpávající.
Rčení praví, že žádný problém není neřešitelný, a i v tomto případě existuje východisko – naučte se pracovat se svým časem. Inspiraci jsme čerpali na webu The Balance Small Business.
Stanovte si cíle
Stavebním kamenem kvalitního řízení času je uvědomění, kam vlastně směřujete a jak se tam plánujete dostat. Stanovení cílů by tak mělo být prvním krokem – ty ale musíte konkretizovat. Aby šlo s touto informaci dobře pracovat, cíl musí být měřitelný, realistický a časově omezený.
Pokud jde o řízení času a produktivitu, nejdůležitější je pracovat na plnění malých, krátkodobých cílů. Můžete začít tím, že své dlouhodobé cíle rozdělíte na měsíční cíle a ty pak dále na ty týdenní a denní. Mety pro každý den vám pomohou rychle určit, jestli jste jich úspěšně dosáhli.
Plánujte své aktivity
Naplánujte si každý den, týden i měsíc na základě stanovených cílů. Nejefektivnějším způsobem je nejdřív vymezit si čas na plánování. Tyto chvíle využijte ke kontrole měsíčních ukazatelů výkonnosti, ke kontrole zaměstnanců a následnou zpětnou vazbu případně k vyhledávání obchodních příležitostí, na které byste jinak zanevřeli.
Komunikujte své plány a cíle se zaměstnanci. Možná od nich dokonce získáte zpětnou vazbu, která by mohla být pro dosažení vašich cílů přínosná.
Jasně si definujte systém
Existuje mnoho systémů řízení času a produktivity, včetně konkrétních softwarů, online aplikací, a dokonce i životních filozofií. Ve skutečnosti nezáleží na tom, jaký systém nebo přístup používáte – jde o to, že když se k něčemu upnete, budete tomu rozumět a dodržovat to.
Všechny nástroje vám budou k ničemu, pokud se svého plánu nebudete držet. To je nejtěžší část řízení času – donutit se plnit úkoly, které jste si naplánovali. Někdy se může stát, že něco nestihnete v plánovaném čase. V takovém případě je dobré si ve svém plánu každý den vyhradit čas na dohnání úkolů, které se odsunou.
Rozlišujte priority
Nemusíte stihnout všechno a vždycky. Každému z nás zůstává často nějaký ten rest, který jsme nestihli dokončit. Možná byste měli popřemýšlet o vytvoření seznamu prioritních úkolů, nebo alespoň vědět, co opravdu spěchá a co naopak můžete vypustit.
Věnujte čas stanovení priorit a naplánujte si čas na nejdůležitější úkoly v době, kdy jste nejproduktivnější.
Kdy jsem nejvíc produktivní
Někteří lidé jsou nejproduktivnější hned ráno, kdy je jejich mysl svěží. Jiní se raději pustí do důležité práce uprostřed dne, kdy je pracovní nasazení v plném tempu. A známe také noční sovy, které nechávají nejdůležitější práci na konec dne, kdy se myšlenky a koncepty stihnou usadit.
Zjistěte, kdy se vám nejlépe pracuje, kdy jste nejproduktivnější, a na tuto dobu si naplánujte nejdůležitější práci. Svou produktivitu můžete ještě zvýšit, pokud se vám podaří omezit rozptylování a vyrušování během této soustředěné pracovní doby.
Měřit, měřit, měřit
Sledování času pomocí specializovaného nástroje může být vynikajícím způsobem řízení času, i když nepotřebujete měřit čas strávený u klienta nebo fakturovanou práci. Sledování času v průběhu dne vám může pomoci zvýšit produktivitu dvěma způsoby.
- Můžete se soustředit na to, na čem právě pracujete.
- Sledování času může poskytnout přesný přehled o tom, kde přesně svůj čas trávíte. Pokud jste to nikdy předtím nedělali, otevře vám to oči a poskytne cenný přehled o tom, jak trávíte svůj čas.
Nemusíte stihnout všechno sami
Není nic špatného na tom, když předáte odpovědnost někomu jinému. Když toho máte na talíři víc, než zvládnete, je čas posunout odpovědnost o dům dál. Dobrým způsobem, jak začít s delegováním, je určit, které úkoly se bez vás obejdou. Poté určete zaměstnance, který je schopen úkol provést, a zajistěte, abyste byli o výsledcích informováni.
