Nezáleží na tom, jestli se váš podnik věnuje výrobě, logistice či maloobchodu – podnikový systém dnes už využije každý. Softwarů ale existují stovky, a tak může být složité vybrat ten správný. Poradíme vám, jak se zodpovědně rozhodnout.
Ať už máte na mysli nový systém řízení lidských zdrojů, finanční, marketingový software, nebo CRM, u všech musíte projít stejným postupem. Těchto pět (ne nutně snadných) kroků vám pomůže najít toho ideálního partnera pro vaše podnikání. Inspiraci jsme hledali na webu All About Systems.
Ujistěte se, že skutečně potřebujete nový systém
Tento bod se může zdát až zbytečný, ale není tomu tak. Jste si opravdu jisti, jaký problém se snažíte vyřešit? Nebo si myslíte, že byste systém měli mít, protože zázračně zvýší váš prodej či efektivitu? Implementace systému, který nevyřeší váš skutečný problém, může být zbytečná a ne vždy snadná. Než začnete, je důležité mít jasně stanovené cíle a očekávání.
Udělejte si nějaký seznam a určitě nezapomeňte na:
- Důvod pro implementaci nového systému
- Rozpočet
- Stávající zakázky, na kterých je třeba pracovat
- Seznam zúčastněných stran (mohou to být financující partneři, zaměstnanci, vyšší manažeři, konkrétní oddělení atd.)
Co od systému očekávám?
Očekávání, požadavky, priority – můžete tomu říkat, jak chcete, nezapomeňte si je ale srozumitelně definovat. Měly by být hlavně dostatečně transparentní. A snažte se držet v jednoduché a zvládnutelné linii.
Několik příkladů dobrých požadavků:
- Implementace musí stát méně než XY (částku si určete podle finančních možností)
- Musí být k dispozici na mobilních zařízeních (Apple a Android)
- Systém by měl stát méně než XY korun ročně (částku si opět určujete sami)
- Musí být schopen sledovat data až 10 let zpátky
- Účetnictví
- Velikost objemu dat v cloudu
Upřesněte vaše nároky
Jakmile máte svůj seznam požadavků, podívejte se na něj a přehodnoťte, které věci opravdu musíte mít a které jsou vlastně „navíc“. Uchovávejte seznam pro referenci a vyberte 10 nejdůležitějších, z nich udělejte jednoduchou tabulku. Například takto.
|
Systém A |
Systém B |
Systém C |
Systém D |
Systém E |
| Cena implementace nad 100 tisíc |
Ano |
Ne |
Ano |
Ano |
Ne |
| K dispozici v mobilní verzi |
Ne |
Ne |
Ne |
Ano |
Ano |
Není těžké si uvědomit, že v této situaci je systém D nejlepší volbou. 10 kritérií bude samo sebou ale směrodatnější.
Kde hledat
Do tabulky z třetího bodu bude zapotřebí systémy k vyhodnocení nejdříve najít. Přirozeně tedy následují otázky: „Kde je najdu? Jak poznám, který vzít v potaz?“ V závislosti na tom, jaký typ systému hledáte, mohou být užitečné dvě stránky (samozřejmě kromě Googlu):
https://www.capterra.com
https://www.getapp.com
Na těchto webech jde vyhledávat a porovnávat různé možnosti, a dokonce vám umožňují upřesnit hledání podle vašich kritérií. Nezapomeňte se také podívat na recenze. Možná budete chtít do tabulky pro inspiraci přidat nějaký ten řádek. Nejde jen o vyhodnocení softwarového řešení, ale také o dodavatele a podporu, kterou získáte po implementaci.
Můžete také použít sociální sítě, jako je LinkedIn nebo konkrétní skupiny na Facebooku související s vaším průmyslovým odvětvím. „Networking“ je skvělý způsob, jak získat představy o tom, co funguje pro ostatní.
Rozhodnutí
Určitě jste si udělali čas na to, abyste každému kroku věnovali dostatečnou pozornost, a nyní si můžete být jisti, že máte všechny informace potřebné k finálnímu rozuzlení. Někdy můžeme dál pokračovat ve zdokonalování vašich požadavků nebo přidávání jiných alternativ, a o to je pak těžší se rozhodnout – na to pozor.
Žádný systém nebude dokonale odpovídat všem vašim potřebám, ten správný by ale měl minimálně ve většině kritérií sedět. Teď už máte jasno a čeká vás jen implementace!
